Het Certificeringsproces

Certificering: wat moet je weten?

Hoe kom je nou te weten of je bedrijf of product aan (wettelijke) eisen en verwachtingen voldoet? Je kunt op onderzoek uitgaan of de proef op de som nemen, maar dat kost wel veel tijd. Je kunt ook informatie opvragen of reviews lezen. Maar is dat wel betrouwbaar? Zou het niet handig zijn als een organisatie op een eenvoudige manier kan aantonen dat het deugt? Een officieel certificaat maakt dit mogelijk. Daarnaast helpt certificering en het certificeringsproces bij het maken van keuzes. Jou, maar ook klanten en andere belanghebbenden. Wij nemen je mee in de belangrijkste en meest voorkomende vragen rondom certificering. 

Wat kun je laten certificeren?

We kennen inmiddels duizenden normen die je kunt laten certificeren. Normen voor producten, processen, organisaties en zelfs voor personen. Vaak heeft een certificering betrekking op een bepaald onderwerp. Bijvoorbeeld de manier waarop er met kwaliteit wordt omgegaan. Maar het kan ook gaan om informatiebeveiliging, duurzaamheid, privacy of arbeidsomstandigheden. Die zie je bijvoorbeeld terug in de ISO-normenreeks, zoals ISO 9001 (kwaliteit), ISO 14001 (milieu), ISO 27001 (informatiebeveiliging) of ISO 45001 (arbeidsomstandigheden). ISO-normen geven richtlijnen hoe je hiermee op een systematische manier mee om kunt gaan. Een bedrijf met een ISO-certificering gaat dus op een betrouwbare manier om met een bepaald thema. En daardoor kun je het laten certificeren.

Welke certificering past bij mijn organisatie?

Als het gaat om een bedrijfscertificering kan in principe iedere organisatie gecertificeerd worden, mits het aan de eisen voldoet. En uiteraard moet de norm wel betrekking hebben op het bedrijf. Een kwaliteitsnorm voor de zorg (zoals HKZ) kun je niet toepassen op een bouwbedrijf. Meestal bepalen opdrachtgevers welke certificeringsnorm(en) een bedrijf moet toepassen, maar als dat niet duidelijk is helpen wij je graag om de best passende certificering te vinden.

Waar kan ik een certificering bestellen?

NEN (NEderlandse Norm) is de organisatie die in Nederland veel certificeringsnormen beheerd. Ook ISO-normen worden in Nederland door de NEN beheerd. De NEN geeft deze uit in print of PDF. Je kunt veel officiële normen bestellen bij de NEN, maar niet allemaal. Er zijn ook normen die niet bij de NEN zijn onder gebracht. Denk aan BRL-normen (technische normen voor de installatietechniek) en VCA (veiligheidsnorm voor aannemers). Dit maakt het helaas niet altijd even duidelijk, maar QVOX beschikt over veel kennis over normen en kan je helpen bij het bestellen van normen. Die zijn meestal niet gratis en bevatten ook auteursrechten. Even een kopietje doorsturen zit er dus niet in. 

Wanneer is een norm erkend?

Op een officieel certificaat staan veel zaken waaruit blijkt of het een erkend certificaat is. Kijk bijvoorbeeld eens naar de geldigheidsdatum op het certificaat (is het certificaat niet verlopen?), de naam van de certificaathouder (klopt die met de naam van het bedrijf?), de versie van de norm (is de betreffende norm nog geldig?) en de omschrijving van het toepassingsgebied (staan de juiste activiteiten benoemd?).

De meeste normen vereisen dat de certificering door een geaccrediteerde organisatie moet worden gedaan. Deze geaccrediteerde CI’s houden zich aan internationale certificatie afspraken, zodat officiële certificaten op dezelfde manier tot stand komen en ook dezelfde waarde hebben. Je moet immers kunnen vertrouwen op een certificaat. De certificaten van Nederlandse CI’s zijn herkenbaar aan het RvA-logo op het certificaat.

De Nederlandse Raad van Accreditatie (RvA) houdt toezicht op de Nederlandse certificerende instanties. Een CI wordt periodiek geaudit door de RvA. De RvA kan CI’s schorsen waardoor zij -tijdelijk- geen certificaten mag uitgeven. Ook geeft de RvA regelmatige nieuwe richtlijnen uit die de certificerende instanties moeten toepassen in hun audits.

Waarom kies je voor de hulp van een extern adviesbureau?

Certificering is voor de meeste organisaties geen dagelijkse kost. Daarom kiezen veel organisaties ervoor om een adviesbureau zoals QVOX in te schakelen. Een goed adviesbureau kan werk uit handen nemen en de bedrijfsleiding ondersteunen bij het inrichten van een managementsysteem dat aansluit bij de organisatie. Een goed adviesbureau zorgt ervoor dat de certificering geld oplevert en goed bij het bedrijf past.

Bij QVOX heb je keuze uit 2 vormen van begeleiding:

  1. Als een servicedienst: QVOX neemt het beheer van de certificering over van het bedrijf tegen een vast maandbedrag. Dit heeft als voordeel dat eigen medewerkers zich kunnen blijven richten op hun eigen werk en het gewaarborgd is dat de certificering behouden blijft.
  2. Als een project: QVOX helpt een organisatie tijdelijk om een certificering te behalen en draagt het beheer dan over aan de organisatie. Medewerkers worden tijdens de aanloop naar de certificering vakkundig begeleid en kunnen de beheersmaatregelen en het proces daarna overnemen.

Wat kost een certificeringstraject?

De kosten van de certificering zijn sterk afhankelijk van het aantal auditdagen dat nodig is, daarnaast kunnen er nog bijkomende kosten zijn zoals reiskosten en certificaatregistratiekosten. Een auditdag kost inclusief reiskosten circa € 1.200 - € 1.500. De eerste certificering kost veel meer tijd dan de jaarlijkse controles. Zo kan bijvoorbeeld een eerste audit ISO 27001 wel 4 auditdagen omvatten en daarna jaarlijks slechts 1 dag. Mocht je een kostenindicatie willen dan kunnen wij je daarbij -geheel vrijblijvend uiteraard- helpen.

Hoe verloopt het certificeringstraject?

 

 

Waar ligt onze kracht?

Vanuit een integrale visie op organisatie, mensen en techniek kunnen we bedrijven verder helpen op het gebied van kwaliteit en management. We weten wat er speelt in de wereld en kunnen daardoor die partner zijn die weet welke topics belangrijk zijn voor de continuïteit van jouw bedrijf. Denk aan informatiebeveiliging en veilig werken. We hebben meerdere disciplines in huis, bedienen meerdere branches, hebben aangesloten partners en de juiste middelen en mensen. Kortom, we hebben in de afgelopen 25 jaar een complete dienstverlening opgebouwd rondom management en organisatie. Met als doel groei, stabiliteit en uiteraard kwaliteit.   

Meer weten?
Vraag een offerte aan
offerte aanvragen
Bel of app ons