Jaarplanning deel 2: maak van je organisatie een succes met de jaarplanning

25-03-2021 12:00

In onze vorige blog hebben we je meegenomen in het belang van een jaarplanning. Met een aantal onmisbare tips en handvatten hebben we je laten zien dat gestructureerd en systematisch werken aan de hand van een jaarplanning niet hoeft te betekenen dat je niet kunt doen wat je het liefste doet: ondernemen. In tegendeel zelfs. Als we het hebben over kwaliteitsmanagement, dan is dan een jaarplan onmisbaar. Om je beter te helpen bij de inzet van een jaarplan duiken we deze blog in de fases Do en Check. 

Je hebt een jaarplan, en nu?   

Als het goed is heb je je plan voor 2021 in grote lijnen uitgezet. Je weet hoe je aan de slag wil gaan met het optimaliseren van je bedrijf en het realiseren van je doelen. Je hebt acties in de tijd weggezet en dat geeft rust. Je kunt je nu volledig focussen. Richten op belangrijke zaken die vooruitgang creëren. Maar hoe zorg je ervoor dat je echt kunt gaan doen wat je moet doen? Hoe ga je flexibel en efficiënt over naar die uitvoerende fase, het doen, om daarna te belanden in de checkfase? 

Het realiseren van doelen en inspelen op (externe) behoeften kan in de meeste organisaties worden opgedeeld in twee verschillende trajecten. Enerzijds heb je te maken met eisen die je van buitenaf zijn opgelegd, zoals het behouden van normeringen en certificeringen. Iets wat je moet doen, zoals een risico-inventarisatie (Arbo) of een penetratietest. Anderzijds heb je te maken met het feit dat uit je directiebeoordeling (planfase) een aantal verbeterpunten zijn gerold die je zelf belangrijk vindt. Maar we weten allemaal, verbeteren gaat bijna altijd samen met veranderen. En dat is lastig. Je hebt te maken met klanten, medewerkers en machines. We richten ons in deze blog op de volgende vraag: hoe ga je zorgen zorgen dat je die verbeteringen succesvol gaat doorvoeren en daardoor je doelen gaat realiseren? 

Doe het met commitment

In de fase waarin je actief aan de slag gaat met je bedrijfsdoelen (do), is het belangrijk allereerst te bepalen wat de projecten waarmee je verandering gaat realiseren moeten opleveren. Maar ook welke risico’s de specifieke verandering met zich meebrengt. Het succes van die belangrijke actieve fase heeft met name te maken met het ‘leren veranderen’.

Bij een certificeringsproces, dat vaak aan de basis ligt van een interne verandering en verbetertraject, wordt vaak gedacht dat je voldoet als je een bepaald stramien volgt. Maar dat stramien bepaal je zelf. Het gaat niet om procedures en onmogelijke bureaucratische documentatie. Durf te pionieren. Door niet dat vaste stramien te volgen, te doen wat je graag doet en je processen daaromheen bouwt zul zien dat je precies voldoet aan de eisen van bijvoorbeeld een certificering. Je werkt met intrinsieke motivatie en commitment aan je einddoel. Op je eigen manier, mét plan, do, check en act in je achterhoofd.  

Van do naar check

Van act, gaan we door naar de checkfase. In deze fase geef je antwoord op twee vragen:

Vraag 1: is je veranderproces goed verlopen? Is alles gedaan wat je wilde doen? Heeft het proces ervoor gezorgd dat je niet meer tegen dezelfde problemen als voorheen aanloopt? Vraag 2: valideer of je het beoogde resultaat hebt bereikt. Ben je er beter van geworden? Of heb je nu gewoon alleen nog maar meer papierwerk gecreëerd?   

Gedurende het jaar heb je meerdere checks. Dat komt omdat je op verschillende niveaus te maken kunt hebben met plan, do, check en act. We hebben het in deze blog over het bedrijfsniveau. Maar ook afdelingen, projecten en processen hebben individueel te maken met deze fases. Zie je deze systematische aanpak terugkomen in het gedrag van je mensen? Dat is waar het uiteindelijk om draait.  

Veranderen blijft mensenwerk  

Hoe graag je ook wilt dat je organisatie groeit door veranderingen en dat deze veranderingen eenvoudig zijn. De realiteit is weerbarstig. Je hebt altijd te maken met mensen. Mensen met persoonlijkheden, mensen met specifieke kennis en expertise en mensen met bevoegdheden.  

De drive om te willen veranderen moet in de eerste instantie in het management aanwezig zijn. Goed voorbeeld doet volgen. Als je uit jezelf en de passie die je voor je bedrijf hebt keuzes maakt, dan inspireer je de mensen om je heen ook het juiste te doen. Aan de andere kant heb je je natuurlijk te maken met het vinden van de juiste veranderstrategie voor jouw organisatie. Normeringen en certificeringstrajecten zijn dan een perfect hulpmiddel: je moet elke keer beginnen met het vaststellen van een duidelijk beeld van jezelf en van je organisatie. Het is de context. Daarna volgt de koers. 

Het is uiteindelijk aan het management om ervoor te zorgen dat interne veranderingen logisch zijn en dat er ruimte is voor medewerkers zodat zij inzien wat de positieve gevolgen zijn van een verandering. Inlevingsvermogen hebben. Om dit proces voor jezelf als management of als medewerker te verbeteren, is het aan laten haken van een externe en specialistische partij een pré. Een blik van buitenaf. QVOX kan dat spoor uitleggen: zo ga je die eindstreep halen. Met behulp of behoud van mensen, techniek en organisatie.