Van HLS naar HS

26-07-2021 12:00

Van High Level naar Harmonized Structure: wat verandert er in jouw managementsysteem?

De Internationale Organisatie voor Standaardisatie, ook wel bekend als ISO, richt zich op het standaardiseren van processen in organisaties. Van informatiebeveiliging tot kwaliteit, van milieumanagement tot verantwoord maatschappelijk ondernemen. Veel organisaties laten zich voor minimaal één ISO-norm certificeren. We noemen dat bij QVOX ook wel compliance. Aantoonbaar maken van het proces en de standaardisatie daarvan. Steeds vaker hebben organisaties te maken met meerdere ISO-normen en dus ook met processen en standaarden. Daarvoor heeft de ISO een zogenoemde HLS ontwikkeld. De High Level Structure. Een allesomvattende en overkoepelende structuur met kerneisen voor alle ISO-normen, zoals ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 en ISO 45001 waardoor, de normen naadloos op elkaar aansluiten én de processen beter te managen zijn.

Wat is de HLS? 

In HLS en alle (bijbehorende) managementnormen draait alles om integraal management. Deze structuur heeft als uitgangspunt het identificeren, beoordelen en evalueren van risico’s, kansen, wensen en verwachtingen van stakeholders en vereisten vanuit de wetgeving. En dat alles op een systematische manier. Hierdoor wordt het voor organisaties eenvoudiger om strategie en beleid te bepalen en dit vervolgens te vertalen naar processen en activiteiten. Je kunt de HLS als het ware vergelijken met de welbekende Plan, Do, Check en Act formule. Het doel? Een bewuste (intern en extern) en bekwame organisatiestructuur gericht op kansen, bedreigingen, sterktes en zwaktes. 

Maar de HLS gaat veranderen

De HLS is in 2012 opgericht. Vanaf toen groeide het aantal ISO-normen en de standaardisatie van managementprocessen enorm. In de afgelopen jaren is er veel veranderd. Daarom is sinds mei 2021 de HLS aangepast en wordt deze nu HS genoemd: Harmonized Structure. Er is veel over te doen. Maar wat verandert er nou daadwerkelijk voor jou? En waar moet je volgens ons op letten? 

1. Verwijzingen maken plaats voor termen en definities
Het gedachtegoed en de opbouw van de HLS blijven gelijk: standaardiseren en structureren van managementnormen op een integrale manier. Termen en definities zijn en blijven essentieel in normen en managementsystemen. Daarom wordt er in de HS meer gestuurd op termen en definities en niet meer zozeer op verwijzingen. Meer duidelijkheid en transparantie dus.

2. Behoeftes en verwachtingen van stakeholders wordt belangrijker
Inzicht in context van de organisatie is belangrijk. Het beantwoorden van de vraag: "wat vinden wij belangrijk?’’ Je dient inzichtelijk te maken welke wensen en behoeftes van stakeholders belangrijk zijn voor de groei en/of stabilisatie van jouw organisatie(processen). Daarbij is een goede onderbouwing noodzakelijk.

3. Verandermanagement wordt een vast item
Dit aspect wordt in alle normen gelijkgemaakt. Verandermanagement gaat om het kunnen realiseren van veranderingen in een organisatorische situatie om succesvol te kunnen zijn. Het implementeren van een gewenste situatie. Rekening houdende met alle interne en externe betrokkenen en omstandigheden. Veranderingen hebben impact op je bedrijfsvoering. Mede daarom is het in de HS belangrijker stil te staan bij de gewenste situatie, de manier waarop je groei stimuleert én hoe je de verandering procesmatig aanpakt. En hoewel dit onderwerp altijd al onderdeel was van de HLS, zal er nu een extra focus op komen te liggen.

4. Wijziging in gedocumenteerde informatie
Door de Harmonized Structure is het niet meer noodzakelijk om alle informatie gedocumenteerd te hebben in vaste formats. Het format van documentatie wordt hiermee irrelevant. Informatie mag bijvoorbeeld digitaal beschikbaar zijn in systemen die de organisatie zelf relevant vindt voor de effectieve implementatie van het managementsysteem.

5. Focus op preventieve verbeteringen
Er komt meer focus te liggen op preventieve verbeteringen, in tegenstelling tot het leren van fouten. Verbeteringen worden vooraf geïdentificeerd en opgenomen.

Moeten we nu massaal aan de slag met deze veranderingen? 

Met de Harmonized Structure zullen er geen drastische veranderingen plaatsvinden die ervoor zorgen dat er van alles verandert in jouw managementsysteem. Het is logisch dat sommige onderdelen belangrijker worden terwijl andere aspecten van het toneel verdwijnen. De wereld om ons heen verandert immers ook. Goed om te weten is dat de vernieuwde HS pas ingaat vanaf het moment dat een ISO-norm wordt aangepast. Wil je graag weten wat de HS voor jou persoonlijk betekent? Je kunt altijd sparren met onze experts of jouw accountmanager.