Praktische tips en onmisbare handvatten voor de Directiebeoordeling of Management Review

30-11-2021 12:00

De tijd vliegt voorbij als je doet wat je graag doet, ondernemen en (door)groeien. En voor je het weet is het weer tijd voor de Directiebeoordeling of Management Review. Verplicht als je een ISO-certificaat hebt of voldoet aan de HKZ-norm. Beide termen worden soms verschillend geïnterpreteerd maar gaan wel degelijk uit van hetzelfde principe: het evalueren van je managementsysteem. Oftewel de systematische manier waarop je omgaat met kwaliteit (ISO 9001), Informatiebeveiliging (ISO 27001), Arbo of Milieu en Duurzaamheid (ISO 14001). Maar dat hoeven we jou allang niet meer te vertellen. Interessanter is de manier waarop we een Directiebeoordeling uitvoeren. En vooral, hoe pakken we dat op een innovatieve en creatieve manier aan zodat je echt álles uit zo’n review haalt?

Wat is het verschil tussen een Directiebeoordeling of Management Review?

Laten we deze termen eens uit elkaar halen. De Directiebeoordeling geeft duidelijk aan dat het gaat om een beoordeling door de directie van het managementsysteem. Een Management Review legt meer nadruk op het middel: een review. Een evaluatie van het managementsysteem waarvoor vaak gebruik wordt gemaakt van een actievere werkvorm. Maar in essentie gaat zowel een Directiebeoordeling als een Management Review om hetzelfde: het evalueren of beoordelen van de bedrijfsvoering. Het geheel van procedures, beleid en richtlijnen.

Hoe vaak doe je een Directiebeoordeling of Management Review?

Het is logisch dat een bedrijf uit zichzelf al ieder jaar een evaluatie doet. Want hoe is het in het afgelopen jaar gegaan? De ISO-normen geven daarbij handvatten voor wat je in een evaluatie in overweging moet nemen. Wat vonden klanten van ons? Hoe hebben de leveranciers gepresteerd? Hadden we veel klachten, afwijkingen of fouten? En is er veel veranderd in onze omgeving of in ons bedrijf? De conclusie kan dan zijn: de manier waarop we ons bedrijf nu hebben georganiseerd is nog passend, of niet.

Dat klinkt heel simpel. Met 15 minuten ben je klaar, toch? Maar dat is wel heel zwartwit. Je moet een stapje verder willen gaan. Durven kijken naar de manier waarop je input voor je evaluatie verzamelt. Met een stofkam door je bedrijf gaan en daarbij alle belangrijke thema’s in acht nemen.

En dan stopt de evaluatie. Ga je nieuwe plannen maken en doelen stellen: vooruitkijken. Ja, dat klinkt logisch. Maar de meeste bedrijven hebben toch de neiging te blijven hangen in evaluaties en uitgebreide analyses. Vaak onbedoeld. Dat wel.

Is een jaarlijkse beoordeling of review voldoende?

Een jaarlijkse Directiebeoordeling of Management Review is veel werk. Het werkt goed om te werken met kwartaalreportages en -evaluaties. Let er wel op dat er voldoende ruimte tussen de evaluaties is om ook echt iets te kunnen evalueren. Anders ligt verslapping op de loer. Je kunt ieder kwartaal een thema pakken. Bijvoorbeeld leveranciers, medewerkers of bedrijfsinrichting. Ieder kwartaal bouw je iets op en heb je de mogelijkheid om met je collega’s écht in te zoomen maar ook direct aan de slag te gaan met verbeteracties. Aan het einde van het jaar heb je dan een totaaloverzicht van alle belangrijke aspecten van jouw bedrijf. Verschillende topjes van ijsbergen die samen één top van de ijsberg vormen waar de auditor ook nog eens tevreden mee is.

De waarde van een Directiebeoordeling of Management Review

In grote lijnen ben je met behulp van een beoordeling of review in staat om te leren van het afgelopen jaar. Je moet in staat zijn vooruit te kunnen kijken. Kansen zien ter verbetering en ontwikkeling van de omgeving waar je in opereert. Veel Directiebeoordelingen kijken alleen maar terug. Wat niet goed ging, repareren we. Een reactieve houding. Ergens ook wel logisch met termen zoals review en evaluatie. Maar mooier zou zijn als we dit soort ijkpunten proview gaan noemen. Een directievooruitblik: waar willen we naartoe. En uiteraard heb je daar een stuk fundament voor nodig. Maar echte leiders willen die vooruitgang en hun doelen over twee, drie en vijf jaar halen. En te lang in het verleden blijven hangen is daar niet goed voor. Voor niemand trouwens.

Hoe maak je een Directiebeoordeling of Management Review nuttig?  

Een echt nuttige Directiebeoordeling of Management (proview) Review is boeiend en heeft een verrassingseffect. Wordt deze uitgevoerd door een kwaliteitsmedewerker? Dan is een goede overweging van wat je een directie wel of niet vertelt belangrijk. Je hoeft hen namelijk niet te vertellen wat ze al weten of wat terug te lezen is in de bijlage. Nee, het gaat juist om een data-analyse die dieper ingaat op vernieuwing. Waar liggen kansen? Dáár ligt de meerwaarde.

De verslaglegging of uitingen kun je dan vervolgens ook op een creatieve manier vormgeven. Sommige bedrijven kiezen voor een infographic: op één A3 is dan alles wat uit de beoordeling, review of preview (hoe je het wil noemen) terug te vinden. Het liefste mét besluiten en actiepunten. De rest van de informatie dient dan alleen als onderbouwing. Niet alleen essentieel voor een effectieve uitvoering van een evaluatie, maar ook voor meer interne draagvlak en betere zichtbaarheid van het (nieuw) te voeren beleid.

Extra tips voor een effectieve proview

  • Als we even teruggaan naar de norm zien we dat de medewerker die de beoordeling voorbereidt, ook vaak het verslag maakt en langzaam vast komt te zitten in het web van alles wat in overweging moet worden genomen. Stel je maar eens voor dat je een scriptie schrijft, terwijl de conclusie of het advies ook prima op één A4’tje had gepast. Zo werkt het bij een beoordeling ook. Dus, neem dat wat de norm vraagt in overweging, geef aan wat beter kan, hoe je dat gaat doen en wat ervoor nodig is.

  • In sommige gevallen kiezen bedrijven ervoor om een extern bureau in te huren die hen helpt bij de Directiebeoordeling of Management Review. Maar weet ook dat zo’n extern bureau er niet per se is om jouw organisatie aan de hand mee te nemen, al lijkt dat heel verleidelijk. Want geef toe, als wij jou midden in de nacht wakker maken en vragen welke drie dingen anders moeten, weet jij deze precies op te noemen. Jij bent een betrokken ondernemer of directielid en weet als geen ander wat er speelt. Het enige dat een extern bureau dan nog hoeft te doen is onderbouwen. En rustig maar, dat doen we de volgende ochtend dan wel. Waar kun je ons dan wél goed voor gebruiken? Het vinden en creëren van nieuwe inzichten, kansen en innovatie-oplossingen. Wij zijn die partner die buiten de organisatie staat en je een spiegel kan voorhouden. Kritisch kan zijn en tegelijkertijd kan benchmarken.

  • En een laatste tip: zet een halfuur lang sleutelfiguren uit jouw bedrijf bij elkaar. Mensen van alle afdelingen en uit alle lagen. Zij kunnen op alle belangrijke thema’s aangeven wat anders moet. En dan ben je er ook gewoon! Als je zo’n proces aandurft, dat kan bijvoorbeeld met hulp van een externe partij, dan maak je een Directiebeoordeling of Management Review leuker én effectiever.

Dus hoe gaat jouw bedrijf vanaf nu de Directiebeoordeling of Management Review aanpakken? Kies je vanaf nu ook voor vooruitkijken en een creatieve aanpak? Je weet ons te vinden voor hulp en inspiratie.

Waar ligt onze kracht?

Vanuit een integrale visie op organisatie, mensen en techniek kunnen we bedrijven verder helpen op het gebied van kwaliteit en management. We weten wat er speelt in de wereld en kunnen daardoor die partner zijn die weet welke topics belangrijk zijn voor de continuïteit van jouw bedrijf. Denk aan informatiebeveiliging en veilig werken. We hebben meerdere disciplines in huis, bedienen meerdere branches, hebben aangesloten partners en de juiste middelen en mensen. Kortom, we hebben in de afgelopen 25 jaar een complete dienstverlening opgebouwd rondom management en organisatie. Met als doel groei, stabiliteit en uiteraard kwaliteit.