HKZ-certificatie voor kleine zorgorganisaties
De HKZ-norm voor kleine organisaties (ook wel bekend als HKZ-KO en HKZ 143) is de populairste norm voor zorgorganisaties tot tien medewerkers en één locatie. Deze norm helpt eigenaren en bestuurders van kleine zorgorganisaties om structuur aan te brengen door middel van een kwaliteitssysteem. QVOX helpt je daarbij met advies en voorbeelddocumenten én ondersteunt je met opleidingen en interne audits als voorbereiding op de officiële HKZ audit, die de certificerend instantie uitvoert.
Groeit de organisatie? Of heb je grotere ambities? Dan raden we je aan om een HKZ Zorg en Welzijn certificering of ISO 9001 certificering te kiezen omdat die normen beter aansluiten op grotere organisaties met meerdere leidinggevenden.
Stappenplan HKZ certificering
Bij QVOX krijg je begeleiding van een ervaren kwaliteitsadviseur die gespecialiseerd is in de zorgsector; deze persoon wordt jouw vaste aanspreekpunt. Tijdens een persoonlijke ontmoeting worden jullie wensen en verwachtingen besproken en stellen jullie samen een plan van aanpak op, afgestemd op een tempo dat voor jou prettig is. Omdat we weten dat cliënten voorrang hebben, bieden we flexibiliteit maar zorgen tegelijkertijd dat de HKZ-certificering volgens planning verloopt. Hier volgt het stappenplan voor een succesvolle HKZ KO-certificering.
Start HKZ traject
- Kennismaken met de organisatie, het team en de werkwijze evalueren aan de hand van de HKZ-normen om vast te stellen welke acties vereist zijn;
- Het samenstellen van een actielijst met zowel praktische taken die je zelf kunt uitvoeren zoals het verbeteren van je cliëntdossiers als meer theoretische acties, zoals het ontwikkelen van een kwaliteitshandboek, acties uit wetgeving en het selecteren van een certificerende instantie. Jouw zorgadviseur staat voor je klaar om je te ondersteunen.
Opzetten HKZ kwaliteitssysteem
- Het uitvoeren van de acties, waarbij je adviseur helpt met het oplossen ervan, advies geeft en coaching biedt waar nodig. Jullie onderhouden nauw contact en spreken elkaar regelmatig om acties van de lijst af te vinken en knelpunten op te pakken. Ook wordt je ondersteund door een binnendienstadviseur van QVOX die je op afstand kan helpen en klaar staat om vragen te beantwoorden.
Toepassen HKZ kwaliteitssysteem
- Jouw adviseur monitort wanneer jij en je organisatie gereed zijn voor de certificering. Samen voeren jullie als laatste check een organisatiebeoordeling uit en, afhankelijk van de afspraken, komt een auditor van QVOX om een proefaudit uit te voeren als voorbereiding op de daadwerkelijke HKZ certificering door de certificerende instantie.
HKZ certificeringsaudit
- En dan vindt de externe audit plaats voor de HKZ KO-certificering. Wij zorgen ervoor dat je goed voorbereid bent, iedereen het auditprogramma en de -onderwerpen kent. Indien nodig is je adviseur aanwezig om een soepele start en een succesvolle HKZ KO-certificering te waarborgen.
- Enkele weken na de externe audit ontvang je het gewilde HKZ-certificaat en kun je jouw zorgorganisatie met trots HKZ-gecertificeerd noemen.
HKZ audit door een certificerende instantie
De HKZ-norm geeft je houvast om een kwaliteitssysteem op te zetten waarmee je zorgt levert die voldoet aan de kwaliteitseisen van IGJ, gemeenten, zorgverzekeraars en kantoren. Met een HKZ certificaat toon je aan dat de kwaliteit van je zorg aan formele regels en eisen voldoet én het helpt je om je zorgorganisatie te verbeteren.
HKZ-certificaat voor Kleine Organisaties kun je behalen door een HKZ audit te laten uitvoeren door een erkende certificerende instantie. QVOX werkt met alle erkende instanties en wij adviseren bij de keuze voor een passende certificerende instantie. In de whitepaper over Certificering lees je alles wat je moet weten over het certificeringproces.
