De basis: aanpassingen in functieomschrijvingen
De functieomschrijvingen van leidinggevenden (zoals voormannen, teamleiders of projectleiders) moeten uitgebreid worden met specifieke elementen die aantonen dat zij verantwoordelijk zijn voor veilig en gezond werken. Zij moeten daarvoor óók beschikken over de daarvoor benodigde leiderschapsvaardigheden.
Dat betekent dat zij op tenminste de volgende onderdelen worden beoordeeld:
Taken en verantwoordelijkheden in VGM-leiderschap
- Aansturen van medewerkers op veilig en gezond werken.
- Toezien op naleving van veiligheidsinstructies en gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen.
- Signaleren van onveilige situaties en het nemen van corrigerende maatregelen.
- Stimuleren van open communicatie over incidenten, (bijna-)ongevallen en verbeterpunten.
- Voorbeeldgedrag tonen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu.
Vereiste kennis en vaardigheden
- Kennis van de relevante VGM-procedures, risico’s en maatregelen binnen de eigen werkomgeving.
- Vaardigheden in coachend en motiverend leidinggeven, gericht op veilig gedrag.
- Vermogen om risico’s te herkennen en prioriteiten te stellen bij conflicterende belangen (bijv. tijdsdruk vs. veiligheid).
- Communicatieve vaardigheden om medewerkers te betrekken bij veiligheid en bewustwording te vergroten.
Bevoegdheden
- Bevoegd om werkzaamheden stil te leggen bij onveilige situaties.
- Bevoegd om medewerkers aan te spreken op onveilig gedrag en corrigerende maatregelen in gang te zetten.
- Mogelijkheid om verbeteringen in VGM-processen te initiëren of te melden aan het management.
Relatie met functionerings- en beoordelingscyclus
De beschrijving van deze taken en vaardigheden moet rechtstreeks gekoppeld zijn aan de beoordelingscriteria in de functionering- of beoordelingsgesprekken. Met andere woorden: wat in de functieomschrijving staat over VGM-leiderschap, moet ook meetbaar zijn in de beoordeling van de persoon.
Begeleiding en middelen voor leidinggevenden
Naast het aanpassen van de functieomschrijvingen en beoordelingssystematiek, verlangt de nieuwe VCA-eis ook dat organisaties hun leidinggevenden actief ondersteunen bij het ontwikkelen en toepassen van VGM-leiderschapsvaardigheden. Het gaat hierbij niet alleen om het vastleggen van verantwoordelijkheden, maar ook om het creëren van de randvoorwaarden waarmee leidinggevenden deze verantwoordelijkheid effectief kunnen invullen.
Begeleiding en ontwikkeling
De organisatie moet leidinggevenden begeleiden in het versterken van hun leiderschapscompetenties op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu. Dit kan bijvoorbeeld door:
- Het aanbieden van gerichte trainingen of opleidingen over veilig en coachend leidinggeven.
- Het organiseren van coaching- en feedbackmomenten gericht op het bespreekbaar maken van veiligheid en gedrag.
- Het stimuleren van kennisdeling en intervisie, waarbij leidinggevenden ervaringen uitwisselen over veiligheidsdilemma’s en aansturing op gedrag.
Middelen en ondersteuning
Om deze ontwikkeling mogelijk te maken moeten ook de juiste hulpmiddelen beschikbaar worden gesteld, zoals:
- Toegankelijke VGM-informatie en procedures afgestemd op de dagelijkse praktijk.
- Toolboxen en formats voor gesprekken over veiligheid en voorbeeldgedrag.
- Checklists of observatieformulieren voor het monitoren van veilig werken binnen teams.
- Voldoende tijd en mandaat voor leidinggevenden om daadwerkelijk toezicht te houden en in te grijpen bij onveilige situaties.
Aantoonbaarheid
Tijdens audits zal de organisatie moeten kunnen aantonen dat deze begeleiding en middelen structureel zijn geborgd binnen het managementsysteem. Dit kan bijvoorbeeld blijken uit:
- Opleidings- of trainingsregisters.
- Vastgelegde ontwikkel- of verbeterplannen voor leidinggevenden.
- Notities van evaluatie- of coachingsgesprekken.
- Concrete voorbeelden van toegepaste middelen in de praktijk.
Door deze maatregelen te implementeren wordt voldaan aan de intentie van de VCA-wijziging: het versterken van veilig leiderschap als structureel onderdeel van de bedrijfsvoering en cultuur.
De nieuwe eis uit VCA 2017/6.0 over leiderschapsvaardigheden van leidinggevenden gaat formeel in op 1 juli 2025. Vanaf dat moment moet elke organisatie met een VCA** of VCA-P certificaat kunnen aantonen dat deze eis is opgenomen in de bedrijfsvoering.
Borging in de systemen
Uiterlijk vóór 1 juli 2026 moet de wijziging volledig geborgd zijn in de managementsystemen, dat betekent:
- Aangepaste functieomschrijvingen van leidinggevenden (met VGM-leiderschapsaspecten).
- Aangepaste beoordelingsformulieren of HR-procedures waarin deze competenties worden beoordeeld.
- Aantoonbare toepassing in de praktijk (minstens één beoordelingsronde waarin dit zichtbaar is).
Tussentijd (overgangsjaar)
Tussen 1 juli 2025 en 1 juli 2026 geldt een overgangsperiode. Tijdens externe audits zal een gebrek aan naleving nog niet als formele afwijking worden beschouwd, maar wel als aandachtspunt of verbeterpunt dat bij de volgende audit moet zijn opgepakt.
Na 01-07-2026
Na 1 juli 2026 wordt niet-naleving als afwijking genoteerd en kan dit gevolgen hebben voor het certificaat.