HKZ-keurmerk en certificatie voor Zorg & Welzijn

Het HZK-certificaat (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector) is een norm die je helpt bij het implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem. De HKZ geeft je de handvatten om met meer focus doelgericht bezig te zijn en continu te verbeteren. Maar vooral om te kunnen blijven ondernemen en te doen wat je het liefste doet: zorg verlenen. Met de HKZ kom je niet voor onverwachte dingen te staan. Die risico’s en daaraan gekoppelde maatregelen heb je simpelweg opgenomen in je kwaliteitsmanagementsysteem. Dat biedt rust.

Hebben we het over een kwaliteitsmanagementsysteem, dan komen we al gauw uit bij de ISO 9001. De standaard norm voor kwaliteit. Maar tussen de ISO en de HKZ zit een vrij groot verschil in de opbouw en in het toepassingsgebied van de norm. De HKZ is namelijk een echte zorgnorm. De taal van de norm sluit dan dus ook precies aan op zorgorganisaties. Beide normen gebruiken echter wel dezelfde opbouw. De HKZ maakt daarentegen gebruik van eigen zorg gerelateerde terminologie en is gedetailleerder van aard. 

Voorbeeld: de HKZ vraagt om een procesomschrijving van je primaire proces. Deze beschrijving dient aan een aantal eisen en randvoorwaarden te voldoen. De ISO zegt daarentegen alleen maar dat je een primair proces moet hebben vastgesteld, zonder richting op welke manier je die procesbeschrijving opstelt. Daarbij vraagt de HKZ om KPI’s (Prestatie Indicatoren) waar bijvoorbeeld ten minste patiëntveiligheid als onderwerp in terugkomt. De ISO zegt alleen dat je je processen moet beheersen, moet meten en monitoren dat je deze processen beheerst. De ISO geeft dus geen verplichte Prestatie Indicatoren weer.  

Conclusie: de terminologie in de HKZ is zorgeigen. Waar minder ruimte is voor eigen invulling en interpretatie. En is daarmee een beter leidraad voor zorgorganisaties. Klein en groot. 

Je kies voor HKZ omdat je als zorgorganisatie wil werken aan de kwaliteit van zorg en dit wil doen door middel van een norm die gericht is op de specifieke sector waar je als zorgaanbieder in werkt.

Binnen de HKZ vallen meerdere gespecificeerde HZK-normen. Zo kennen we de HKZ-KO voor kleine organisaties tot tien medewerkers en één locatie. Maar bijvoorbeeld ook de HKZ-GGZ, HKZ-VVT, HKZ-zorg en welzijn en HKZ-gehandicaptenzorg. In sommige gevallen adviseren we organisaties om te kiezen voor de HKZ-KO-norm, omdat deze eenvoudiger en minder uitgebreid is. Maar word je groter? Of heb je grootse ambities? Dan raden we je aan om direct voor de juiste HKZ-norm (bijvoorbeeld de GGZ, VVT, gehandicaptenzorg, kraamhulp of zorg en welzijn) te kiezen omdat je vanuit stakeholders of de wet aan meer eisen dient te voldoen. 

Nee, een HKZ-certificaat is niet verplicht. Echter, financiers zoals verzekeraars en gemeenten eisen tegenwoordig dat je als zorgorganisatie een gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem hebt. Dit kan voor zorgorganisaties dus conform een HZK-norm zijn, maar ook een ISO 9001 en NEN 15224 certificaat voldoen. 

Wil je als zorgorganisatie dus gecontracteerde zorg verlenen, dan kom je niet onder een passende certificering uit.

De top drie van HKZ-normen:

• HKZ 143 – Kleine organisaties
• HKZ 165 – Zorg & Welzijn
• HKZ 166 – Zzp’ers in zorg en welzijn

Alle normen op alfabetische volgorde:

• Ambulancezorg, (HKZ146)
• Bemiddeling, (HKZ157)
• Cliënt- / Patiëntveiligheid, (HKZ125)
• Cliënt- / Patiëntveiligheid – Uitgave voor ziekenhuizen, (HKZ126)
• Dialysecentra, (HKZ128)
• Eerstelijns gezondheidszorg voor het Ministerie van Defensie, (HKZ162)
• Fysiotherapiepraktijken, (HKZ104)
• Geestelijke gezondheidszorg, (HKZ129)
• Gehandicaptenzorg, (HKZ118)
• GHOR, (HKZ141)
• Hemofiliebehandelcentra, (HKZ149)
• Hiv-behandelcentra, (HKZ158)
• Huisartstendienstenstructuren, (HKZ153)
• Jeugdzorg, (HKZ142)
• Justitiële jeugdinrichtingen, (HKZ130)
• Keten medische hulpverlening op zee, (HKZ164)
• Ketens en netwerken in de zorg en het sociale domein, (HKZ163)
• Kinderopvang – Onderdeel Dagopvang en buitenschoolse opvang, (HKZ132)
• Kinderopvang – Onderdeel Gastouderbureaus, (HKZ133)
• Kinderopvang – Onderdeel Peuterspeelzalen, (HKZ134)
• Kleine organisaties, (HKZ143)
• Kraamzorg, (HKZ155)
• Medisch specialistische revalidatiezorg, (HKZ135)
• Mondzorg, (HKZ170)
• Openbare apotheken, (HKZ136)
• Patiëntveiligheid voor endoscopieafdelingen, (HKZ147)
• Publieke gezondheidszorg, (HKZ150)
• Reclassering, (HKZ159)
• Verpleeghuizen, verzorgingshuizen en thuisorganisaties, (HKZ144)
• Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening – Onderdeel Maatschappelijke Hulp- en Dienstverlening, (HKZ138)
• Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening – Onderdeel Maatschappelijke Opvang & Vrouwenopvang, (HKZ139)
• Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening – Onderdeel Sociaal Cultureel Werk/Welzijn ouderen, (HKZ140)
• Zorg & Welzijn, (HKZ165)
• Zorgboerderijen, (HKZ122)
• Zzp’ers in zorg en welzijn, (HKZ166)

Ja, het is mogelijk om de HKZ KO certificering te combineren met andere certificeringen, zoals NEN 7510. Dit kan efficiënt zijn omdat veel vereisten en procedures overlappen. Het kan echter ook extra complexiteit toevoegen aan het proces, dus het is belangrijk om goed te plannen en eventueel advies in te winnen van een deskundige. QVOX kan je hierbij helpen.

Als je niet slaagt voor de HKZ KO audit, krijg je een lijst met verbeterpunten van de auditor. Je krijgt dan de kans om deze verbeterpunten binnen een bepaalde termijn aan te pakken. Voor kleine afwijkingen hoef je alleen maar een plan van aanpak indienen. Na het doorvoeren van de verbeteringen, kan er bij grote afwijkingen een heraudit plaatsvinden om te bepalen of je alsnog voor de certificering in aanmerking komt. Dit is uiteraard iets dat we willen voorkomen en waar je ook op mag rekenen als je QVOX inschakelt.

Een externe adviseur, zoals QVOX, kan je helpen met hun expertise en ervaring in het certificeringsproces. Wij kunnen een objectieve nulmeting uitvoeren, helpen bij het opstellen van een actieplan, trainingen geven aan je medewerkers, en ondersteuning bieden tijdens de voorbereiding op de audit. Dit kan het proces efficiënter en effectiever maken. En geeft je de zekerheid dat je de HKZ certificeringsaudit met succes kunt laten uitvoeren.   

Een HKZ KO certificering is drie jaar geldig. Tijdens deze periode moet je jaarlijks een surveillance audit laten uitvoeren door de certificerende instelling om te controleren of je nog steeds voldoet aan de HKZ-normen. Na drie jaar moet je opnieuw een volledige audit ondergaan om de certificering te verlengen.

Veel voorkomende valkuilen zijn onvoldoende voorbereiding, gebrek aan draagvlak binnen de organisatie, en het niet consequent uitvoeren van procedures en protocollen. Zorg ervoor dat je voldoende tijd en middelen investeert in het voorbereidingsproces en dat je medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn.

Betrek je medewerkers door ze regelmatig te informeren over het belang en de voortgang van het certificeringsproces. Organiseer trainingssessies en workshops, en vraag om hun input en feedback. Dit verhoogt het draagvlak en zorgt voor een betere implementatie van het kwaliteitssysteem.

Een kwaliteitssysteem volgens HKZ helpt je zorgorganisatie om systematisch en gestructureerd te werken. Het bevordert een cultuur van continue verbetering, vergroot de cliënttevredenheid, verhoogt de medewerkerstevredenheid, en zorgt voor een hogere efficiëntie en veiligheid binnen je organisatie. En het helpt mee om te voldoen aan inspectie eisen (IGJ en GGD).

Voor de HKZ KO certificering heb je een compleet en up-to-date kwaliteitshandboek nodig. Daarnaast zijn documenten zoals protocollen, werkinstructies, beleidsplannen, verslagen van de laatste organisatiebeoordeling en eventuele interne audits, en registraties van verbeteracties essentieel. Zorg ervoor dat alle documenten goed gedocumenteerd en makkelijk toegankelijk zijn voor de auditoren.

Zorg at je over de officiële norm beschikt, die kun je bestellen bij www.nen.nl. Begin met een nulmeting om te bepalen hoe ver je organisatie al voldoet aan de HKZ-normen. Dit kan door een eigen interne audit of door een adviseur van QVOX. Vervolgens stel je een actieplan op om de ontbrekende onderdelen aan te pakken. Betrek je medewerkers bij dit proces om ervoor te zorgen dat het kwaliteitssysteem breed gedragen wordt.

HKZ KO certificering kan geëist worden door zorgverzekeraars, gemeenten en andere financierders als voorwaarde voor het afsluiten van contracten. Ook kan het zijn dat cliënten of hun familie de voorkeur geven aan zorgorganisaties met een HKZ-certificering, omdat dit een waarborg is voor de kwaliteit van zorg.

Naast bekende voordelen zoals verbeterde kwaliteit van zorg en vertrouwen van cliënten, zorgt HKZ KO certificering ook voor een systematische aanpak van risicomanagement en continue verbetering. Het helpt bij het creëren van een veilige en efficiënte werkomgeving en kan leiden tot hogere tevredenheid bij zowel cliënten als medewerkers. Kortom: minder fouten, betere zorg en meer voldoening!

Tijdens de HKZ KO certificeringsaudit wordt er gekeken naar je kwaliteitssysteem, de uitvoering daarvan, en de resultaten. De auditor zal onder andere vragen stellen over je procedures, de betrokkenheid van het management, de tevredenheid van cliënten en medewerkers, en de manier waarop je verbeteringen doorvoert. Ook moet je een organisatiebeoordeling kunnen tonen en op de hoogte zijn van de protocollen en veldnormen die gelden in jouw sector. 

De audit voor HKZ KO certificering wordt uitgevoerd door een onafhankelijke, geaccrediteerde certificerende instelling, zoals KIWA, DEKRA, TÜV en DNV. Deze auditoren zijn gespecialiseerd in zorg en kwaliteitssystemen en zullen je organisatie toetsen op naleving van de HKZ-normen.

Een kwaliteitshandboek voor HKZ KO bevat onder andere de missie en visie van je zorgorganisatie, beleidsplannen, procedures, protocollen, en werkinstructies. Het beschrijft hoe je de kwaliteit van zorg waarborgt en continu verbetert. Het handboek dient als leidraad voor je medewerkers en is een belangrijk onderdeel van het certificeringsproces.

Voor HKZ KO certificering moet je een kwaliteitssysteem opzetten dat voldoet aan de HKZ-normen. Dit houdt in dat je een kwaliteitshandboek opstelt, procedures en protocollen ontwikkelt en implementeert, en je medewerkers opleidt. Ook moet je kunnen aantonen dat alles wat in het handboek staat ook daadwerkelijk zo wordt uitgevoerd en toegepast. Dit beoordeel je zelf, bijvoorbeeld via een interne audit. Uiteindelijk doorloop je een externe audit door een geaccrediteerde certificerende instelling, die bepaalt of je in aanmerking komt voor het HKZ certificaat.

Het verkrijgen van een HKZ KO certificering duurt meestal tussen de 6 en 12 maanden. Dit hangt af van hoe goed je organisatie al voldoet aan de eisen en hoe snel verbeterpunten kunnen worden doorgevoerd. Het proces omvat het opstellen van een kwaliteitshandboek, het implementeren van verbeteringen, en het doorlopen van de audit.